撰写电子邮件的六个技巧，让电子邮件不再是垃圾

尽管有数十种服务试图消灭电子邮件，但它不会消失——尽管它有无数的缺陷和不良做法，但它仍然是我们拥有的最佳系统。但除非你有一个完全创新的想法，可以彻底改变我们的沟通方式，否则你可以做两件事来让电子邮件对每个人来说不那么糟糕。

首先，问问自己是否真的需要发送这封电子邮件。数字通信最糟糕的一点是，它是一个非常拥挤的渠道，所以最好的电子邮件有时可能是你不发送的那封。几乎没有内置的优先级系统，而且人工智能驱动的优先级系统并不总是可靠的——你老板发来的一封重要电子邮件很容易和你表弟发来的一封疯狂的咆哮信以及你上次乘坐 Uber 的收据出现在同一个收件箱里。

但如果你决定别无选择，那么编写更好、更周到的消息可以帮助让电子邮件更好地为每个人服务。这就是我们帮助你的地方。

确定格式

电子邮件自 20 世纪 70 年代就已出现，因此，自那时起，已经形成了一些相当成熟的惯例。正确使用它们是写出好电子邮件的第一步。

一切都从主题开始。它不应该是“问题”或“星期二？”之类的模糊内容。相反，请写一行电子邮件摘要，准确描述邮件主题。

一个好的主题行可以是“关于你关于糟糕照片的文章的问题”或“下周二你有空喝咖啡吗？”一个清晰的主题意味着收件人在扫描收件箱时可以看到电子邮件的内容。这将帮助他们评估其重要性，并明确这不是另一个注定要被忽略的 Groupon 优惠。

介绍与主题同样重要，因为您希望收件人继续阅读。但别担心——只需一点点就可以做好。您最好的两个选择是“嗨 [收件人姓名]”或简单的“[收件人姓名]”。您也可以使用“亲爱的 [收件人姓名]”，但这有点古板。在其中写上他们的名字可以确保收件人知道这是直接发送给他们的消息，而不是某人复制粘贴并发送给一群人的随机电子邮件。

不过，一个关键细节是——通过反复检查拼写，确保你的名字是正确的。另外，不要太正式——最好称呼某人为蒙哥马利博士，即使他们同意叫“查尔斯”，也不要以“Yo Chucky”开头，以免冒犯他们。人们可能对别人如何称呼自己很敏感。如果他们回复的签名使用了更非正式的名字，你可以在后续电子邮件中考虑这一点。

电子邮件正文是您实际撰写消息的地方。稍后我们将仔细研究它。

最后，电子邮件的结尾通常需要人们花太多心思。你不必纠结于“谢谢”、“谨致”、“问候”和“谨上”之间的区别。选择一个你认为适合你个性的结尾并使用它。

把握正确基调

一旦你完成了表格，就该集中精力表达你的信息了。

你给谁发邮件以及你和他们的关系决定了一切。你绝对不应该用同一种方式给你的密友、老板和你想采访的人发邮件——每个人都需要不同的语气。

在写邮件之前，先简单考虑一下你要发邮件的对象以及他们可能对你有什么期望。你可以随意和你的朋友和家人使用俚语，但和同事交流时最好避免使用。如果你是给关系密切的同事写信，你可以有更多自由，可以使用俚语，但要小心——如果邮件的主题比较正式，或者你认为以后可能会把这封邮件给别人看，尽量保持正式。要运用你的判断力，不要在邮件中说任何你不会当面说的话——或者不想在法庭上大声朗读的话。

此外，幽默时要格外小心。电子邮件无法很好地传达语气，表情符号也是糟糕的替代品。除非收件人和你关系密切，知道你的幽默类型，否则不要讲任何含糊或尖锐的笑话，或说一些可能被误读的言论。让你的老板发笑和让他们启动纪律处分程序之间只有一线之隔——你不想站在错误的一边。

让它尽可能长，但不要更长

收到长邮件是一件非常糟糕的事情。这是事实。没有人愿意花一个小时阅读一段又一段原本只有几行的内容。另一方面，有些人认为简短的邮件有点过头了。用五句话或更少的句子回复每封邮件在理论上是好的，但这并不实际，因为这种程度的简洁往往会让人听起来很粗鲁。

一般来说，电子邮件应该尽可能简洁，不要省略任何内容。作为一名自由撰稿人，我发送了很多推销邮件，也收到了几乎同样多的拒绝。最好的拒绝邮件是这样的：“抱歉，不适合我们。祝你好运找到其他地方。”

是的，它们非常短，但它们说出了所有需要说的话，并花时间留下了积极的内容。就长度而言，写一整行而不是半行不会在阅读时间上产生很大差异，但它会给收件人带来很大的感受。

一封电子邮件，一个主题

将电子邮件限制为单一主题是个好主意。如果您要安排会议、对某事提供反馈，并要求收件人提供费用报告，最好发送两三封单独的电子邮件。

电子邮件收件箱并不像大多数人希望的那样易于搜索，因此重要的信息很容易被混淆或埋没。您的收件人不应该记住一封长邮件末尾的一行中提到了重要会议的日期，该邮件提供了对不相关项目的反馈。即使他们扫描收件箱寻找它，他们也倾向于跳过它实际所在的电子邮件。

重读并编辑。然后再重读一遍。

所有优秀写作的秘诀都是编辑——对于电子邮件来说也是如此。我并不是建议你花几个小时为给朋友的一封简单便条修改多个草稿，但你至少应该在点击“发送”之前重读你写的每一封电子邮件两遍。

通读一遍，进行必要的修改，完成后再读一遍，看看最终版本是什么样的。进行修改，直到你感到满意为止。如果有帮助的话，大声朗读你的电子邮件，这样你就不得不真正看每一个字，而不是只是浏览它们。

以下是您需要注意的一些事项：

• 拼写错误和语法错误，尤其是在介绍中以及您提到收件人姓名时。您可以使用 Grammarly 等工具来帮助发现它们。
• 如果您已经向其他人发送了电子邮件并且正在复制和粘贴正文，请确保更新所有详细信息，例如收件人的姓名、日期和电话号码。
• 不要只是发送一大段文字。你提出的每一点之间都应该有段落间隔。
• 别重复自己的话，也别说得比需要的长。
• 太多了！太多了！感叹号！分数！多少才算太多，这还有待商榷。普通电子邮件可以每隔几行处理一个，但发给你的会计师的消息可能不应该有。
• 陈词滥调。要避免使用陈词滥调，就像要避免新冠病毒一样。
• 确保语气一致、恰当。
• 记得附加您说过要附加的任何内容。某些电子邮件客户端（如 Gmail）会帮助您完成此操作 — 如果您说“已附加”但实际上没有附加任何内容，它们会提示您。
• “收件人”字段用于需要回复的人。“抄送”字段用于需要随时了解情况的人。

其他提示和技巧

写一封好的电子邮件，就像很多事情一样，更多的是避免问题，而不是做任何戏剧性的灵感。如果你的语气正确，正文简洁，你没有犯任何荒谬的错误或冒犯收件人，你就写出了一封好的电子邮件。

点击发送后，只需等待及时的积极回复即可。但请记住，电子邮件可能会丢失。这种情况经常发生。如果您没有收到收件人的回复，可以在一两天后跟进，具体取决于邮件的紧急程度。请记住，每个人都有自己的生活，所以不要太过急躁。

如果你担心自己会忘记跟进，你的电子邮件客户端可能有一个提醒功能，值得一用。设置等待回复的最长时间，之后它会询问你是否要跟进。