使用这些在线办公套件可以在任何地方完成工作

不久前，大多数在线生产力应用程序功能有限、速度慢且有缺陷，但谷歌、微软和苹果等公司推出的这些网络工具正在迅速赶上桌面应用程序。

虽然这些应用程序没有为 Windows 和 macOS 安装的程序那么多功能或格式选项，但它们可以在任何现代浏览器上运行，并且可以从任何地方访问，无需安装 - 非常适合在旅途中或跨机器工作。

在这里我们将解释如何开始使用和运行每套工具。

Google 文档、表格和幻灯片

如果您有 Google 帐户和网络浏览器，那么您就可以开始使用 Docs、Sheets 和 Slides，这些应用也可以通过 Google Drive 界面访问 - 只需点击左上角的蓝色大新建按钮即可。Google 为其用户免费提供 15GB 的网络空间，但在此网络应用中创建的文件不计入此总数（如果需要，您可以随时升级）。

由于它也是由 Google 开发的，因此使用 Google Chrome 可为您带来最佳体验和一些额外功能（如离线支持），但任何浏览器都可以很好地与该套件配合使用。无论您使用的是 Docs、Sheets 和 Slides 套件的哪个部分，这三个应用程序的界面通常都相对一致。在文档、电子表格或演示文稿上方，您将看到一个用于访问主要功能和命令的工具栏，以及一系列菜单标题，用于查找在线应用程序提供的所有其他功能。您可以单击并突出显示主窗口中的文本、单元格和对象，就像在桌面上运行常规办公程序一样。

右上角是“评论”和“共享”按钮。使用这些按钮可以对您正在处理的内容添加评论，或通过向其他人发送电子邮件邀请来邀请他们与您合作（您可以控制其他用户是否可以编辑或仅查看文件）。文档、电子表格和演示文稿可由多人同时编辑，并通过简单的网络链接快速与他人共享。您或任何其他人所做的更改都会立即保存。

对于 Docs，您需要的所有文本格式选项都在工具栏上。使用“插入”菜单插入图像、表格和其他对象，或使用“格式”菜单对文本进行更详细的更改。在“工具”菜单下，您可以使用拼写检查器和字数统计功能等便捷功能，而整个文档的布局可以通过“文件”菜单上的“页面布局”条目进行编辑。

如果您想让协作者更容易看到您的编辑，请右键单击副本并选择“建议编辑”。选择此模式时所做的任何更改都会显示标记以指示差异。如果您想切换回正常编辑模式，只需右键单击并选择“返回编辑”即可。

打开表格，您可以再次使用工具栏上的选项来设置文本格式。这里还有额外的选项用于设置数字格式，下方的公式栏可让您设置自动计算 - 如果您需要手动构建公式，请使用“插入”菜单上的“函数”选项。图表是任何电子表格程序的重要组成部分，您可以通过单击“插入”然后单击“图表”来插入图表，而“数据”菜单可让您对数据堆栈进行排序和筛选。

幻灯片界面与 Google 套件的其他部分略有不同，屏幕左侧列出了幻灯片缩略图，右侧列出了演示文稿设计的各种主题选项。工具栏允许您导入文本、图像和形状。如果您在演示文稿中选择某些内容，则会出现更多格式选项。使用“排列”菜单可控制幻灯片上对象的位置，使用“幻灯片”菜单可编辑幻灯片过渡以及创建或删除幻灯片。

微软Office在线

您可以通过登录 Microsoft Office 主网站获取免费的在线版 Word、Excel 和 PowerPoint。您只需要您的网络浏览器和一个 Microsoft 帐户，每个人都可以获得 5GB 的 OneDrive 空间（您可以付费获得更多空间）。除了我们提到的三个在线 Office 应用程序外，您还可以获得基于浏览器的 OneNote、Outlook、Outlook 日历和名为 Sway 的轻量级演示工具。

如果您曾经使用过桌面版 Office 应用程序，那么在线版 Office 应用程序对您来说应该非常熟悉，它们甚至有自己的功能区菜单，尽管您无法获得与完整版 Word、Excel 和 PowerPoint 相同的功能深度和广度（例如，某些高级 Excel 功能仅适用于桌面版）。要查看任何应用程序中的最近文件和可用模板，只需单击登录后出现的快捷方式即可。

顶部的功能区菜单包含您需要的大多数选项和设置，不过，当您选择文本、图像和其他对象时，一些选项也会弹出到屏幕上。如果安装了等效桌面应用程序，则在功能区菜单上方的屏幕顶部有选项，用于在桌面应用程序中打开文件，以及通过电子邮件链接与其他人共享文件（您可以控制谁可以编辑和谁可以查看您的文件）。只要您对文档、电子表格或演示文稿进行任何更改，它们就会立即保存。

在 Word Online 中，您可以在“主页”标题下找到多种字体样式，或者您可以使用菜单的“字体”部分对文本的外观进行更详细的更改。打开“插入”选项卡以放入图片、表格和其他对象 - 一旦选择了这些对象中的任何一个，功能区菜单上就会出现额外的格式选项，就像在桌面程序中一样。同时，菜单的“页面布局”部分是控制页面方向和边距的地方。

Excel Online 的操作方式非常相似。顶部的功能区菜单可让您访问所有格式、图表和图像选项，而电子表格和功能区菜单之间的公式栏可让您组合自动计算（单击 fx 按钮开始构建函数）。要更改电子表格的现有部分（如图表），只需单击以选择 - 功能区菜单上的可用选项会根据您选择的内容而变化。

最后，对于 Microsoft 套件，PowerPoint Online 可让您访问在线创建基本演示文稿所需的一切。幻灯片列在左侧，主工作区位于中间，更改演示文稿的整体主题就像单击“设计”标题一样简单。您可以通过功能区菜单上的选项在幻灯片和单个对象的动画之间添加过渡，也可以通过单击左下角的“幻灯片放映”按钮在网络上显示演示文稿。

适用于 iCloud 的 Apple iWork

在线版本的 Pages、Numbers 和 Keynote 都可以通过 iCloud 在网络上使用 Apple ID 进行访问。与桌面版本一样，这些网络应用程序也散发着 Apple 一贯的优雅和精致。加载任何应用程序，您都可以从空白文件开始，也可以加载 Apple 提供的模板。iCloud 用户可免费获得 5GB 的存储空间，供 Apple 的所有应用程序和服务共享，如果需要更多存储空间，您可以付费。

您需要的所有内容都可以在顶部的工具栏中找到（只需将鼠标悬停在图标上即可查看其代表的内容）或通过右侧的格式窗格找到。单击右上角的画笔图标即可显示或隐藏格式窗格，您可以通过左上角的布局按钮显示或隐藏其他页面元素。缩放控件以及撤消和重做按钮也突出显示。

要与其他人共享文档，请使用工具栏上的协作按钮（旁边有一个加号图标的小肖像轮廓）——您可以控制谁可以编辑您的文件以及谁只能查看它们。如果您出于某种原因需要将文件转换为 Microsoft Office 格式，您可以通过单击扳手图标并选择下载副本来实现。同时，您在云中的文件会在您进行更改时实时保存。

每个应用程序的布局大致相似。iCloud 版 Pages 将所有格式选项（包括文本、间距和样式）放在屏幕右侧，插入分页符、表格、图表、文本框和图像的工具放在顶部。点击页面中的各个元素，格式选项也会发生变化——例如，选择一张图片，您可以使用右侧的选项调整其样式、文本环绕的方式以及边框的强度和颜色。

Numbers for iCloud 是一款简单易用的电子表格程序，其右侧同样有格式化选项，顶部有插入选项。可以使用左上角的加号图标在当前电子表格中添加新工作表，单击公式栏（工作表标签和工作区之间）即可创建公式，然后使用右侧弹出的函数。

至于 iCloud 版 Keynote，您可以通过在左侧缩略图窗格内单击鼠标右键来创建新幻灯片，然后使用顶部工具栏上的按钮放入文本、图像和其他对象。在右侧的格式窗格中，您可以选择字体和图像样式，以及整个幻灯片的选项，如果您单击过渡按钮（就在右上角画笔图标的右侧），您可以更改一张幻灯片与下一张幻灯片的融合方式。当您准备好全屏显示演示文稿时，请单击顶部的播放按钮。