如何避免电子邮件堆积

本故事最初发表于WorkingMother.com。

审查和处理您每天收到的电子邮件的最佳方法是什么？简短回答：可能与您现在的做法相反。

如果你像我一样，在我开始更有目的性之前，你会登录你的账户，从顶部开始，然后向下工作。然后你可能会因为接到电话或必须参加会议而停下来。当你重新登录时，你会重新开始，但那时会收到更多新邮件，所以你又从顶部开始。这种模式可能重复 10 次或更多。在一天结束时，你经常没有完成优先事项或获得你对所花费时间的预期生产力。

为什么会发生这种情况？查看电子邮件是大脑功能高度活跃的活动。以这种活动开始新的一天并在一天中重复，实际上会耗尽您有效处理更复杂优先事项的能力。有关神经科学的更多详细信息，请查看 David Rock 的《工作中的大脑》 。

另一个极端是，我试图忽略电子邮件，让它们暂时不受控制。毫不奇怪，这也不是一个好策略：我可能会错过重要的事情。或者我积累了太多的电子邮件（尝试数千封），以至于试图摆脱它们似乎是不可能的。

你应该怎么做呢？以下是我总结的六大最佳做法。

1. 我在打开电子邮件之前制定好当天的优先事项，最好把它写在远离电脑的纸上。

我发现前一天晚上做这件事对我来说最有效。我先从一份清单开始，按优先顺序排列，然后试着现实地考虑一天内要完成哪些任务。最后一个对我来说很痛苦，因为我是一个乐观主义者。我总是试图弄清楚如何在同样的时间内完成更多的事情——但这是有限度的。

2. 早上，我会快速浏览一下电子邮件，看看是否需要改变优先事项。

我按“发件人”排序，看看是否有来自我的经理或关键利益相关者的优先邮件。我还按“主题”排序，看看是否有任何内容在变动。我会修改我的优先级以考虑到这些新信息。当我看到电子邮件需要快速回复时，我也会适时回复。我还会标记需要采取行动或查看但不是当务之急的电子邮件。

3. 我整天随身带着这个记事本，以提醒自己哪些事情是最重要的。

我可以根据需要添加注释、新项目或重新安排。但这是我未来 24 小时的路线图。一天结束时，它还为我提供了一张记分卡，记录我计划和执行的成效。

4. 我会在整个一天中留出一些时间来检查电子邮件，就像处理其他优先事项一样。

大量研究支持了这样一种观点，即定期检查比持续检查更有效。对我来说，它可以帮助我集中精力并推进我的优先事项。正如我刚在亚马逊任职时信任的一个人告诉我的那样，“如果你的收件箱就是你的待办事项清单，你就会失败。”每封邮件都是别人的优先事项，如果它碰巧是优先事项的话。

5. 一天结束时，我会查看剩余的邮件并回复那些我标记的邮件，如果需要更多时间，我会将这些邮件添加到我的待办事项列表中。

我通常会设定一个收件箱中邮件数量目标，并努力将电子邮件数量恢复到这个数字。这个数字取决于我的角色和团队，并且差异很大。我认识一位亚马逊高级领导，他的目标是 20 封左右——我对此感到敬畏。我的目标是 20 封左右——我对此感到敬畏。我的目标是 20 封左右，但这个目标就像一个目标重量。它可以衡量我是否在控制我的电子邮件，或者相反。

6. 我会在周末留出时间查看前七天的电子邮件。

我的每日流程并不总是能让我达到目标数字，因此我的每周流程是我的第二道防线。它还向我展示了七天的工作量，从而确定我可能需要在哪些方面花费更多时间、委派任务或以其他方式处理。

持续进行这个过程就像是努力保持健康。我通常在不同阶段对某些作品做得很好。当我对自己的效率不满意时，我经常会发现自己不再勤奋地练习一个或多个步骤。我需要重新虔诚地做所有事情，以获得最大的益处。就像我的健康一样，就我最有效率的自我而言​​，回报是值得投资的。

Ellenore Angelidis 是一位幸福的已婚职业母亲，有三个孩子，年龄从大学到小学不等。过去 18 年来，作为职业妈妈俱乐部的一员，她经历了许多故事。这些故事有深刻的，也有荒谬的。步入中年后，她渴望做出更大的改变，并把孩子培养成同样优秀的人。她还在博客“平衡母亲职业”上发帖，并在 @ellenorea 上发推文。