5 个电子邮件管理技巧,让你远离 Gmail 混乱

5 个电子邮件管理技巧,让你远离 Gmail 混乱

Gmail 是一款功能齐全、精致的电子邮件客户端,但仅凭它本身(没有大量不那么明显的功能)并不能保证您能够轻松管理收件箱中涌入的所有邮件。对我们很多人来说,掌控电子邮件仍然是一项挑战——但如果您更深入地了解 Gmail,就会发现越来越多的工具可以提供帮助。

在本文中,我们想重点介绍一些相对快速和简单的电子邮件管理技巧,您可以使用这些技巧来避免淹没在电子邮件洪流中。这些技巧并不复杂或耗时,只是一些您以前可能没有遇到过的小技巧,这些技巧可以对 Gmail 中的电子邮件管理产生重大影响。

1. 添加更多标签

请记住,Gmail 于 2004 年首次推出时,其对标签而非文件夹的重视是相当具有革命性的——因此请确保充分利用它们。电子邮件可以同时分配多个标签,您也可以创建子标签,方法是点击标签旁边的三个点,然后选择“添加子标签”

在网络上,标签可以通过屏幕顶部的菜单应用,也可以通过将邮件拖到网络上的标签列表中来应用。标签在搜索时非常有用(在顶部的搜索栏中使用“label:”前缀),并且与过滤器结合使用也很有用,因为您可以将所有符合特定条件的邮件分配给您的某个标签。

如果需要,您可以为标签创建子标签。图片来源:David Nield

2. 使用多个电子邮件地址

另一个过滤技巧是利用您拥有的多个 Gmail 地址。如果您的 Gmail 地址是 [email protected],那么发送到 pop.sci@gmail、p.opsci@gmail 或类似地址的电子邮件仍将发送给您(句号将被忽略)。您还可以在 @ 前添加加号和一个单词,例如 [email protected] 以获取更多地址。

这有什么用呢?嗯,当你在线填写表格或给某些人发信息时,你可以使用这些额外的地址。在网络上,点击过滤器图标(在搜索框的右侧),你可以根据地址(如 [email protected])设置规则:例如,你可以通过过滤器自动将其存档、为其加星标或为其贴标签。

3. 在选项卡之间进行拖放

Gmail 网络界面将默认显示电子邮件的标签 - 主要、促销、社交、更新和论坛 - 您可以通过点击齿轮图标(右上角)来自定义显示哪些标签,然后点击默认下的自定义。请注意,您选择隐藏的任何标签中的邮件都将移至主要标签,该标签无法隐藏。

虽然您可能熟悉这些标签,但您可能没有意识到,如果 Gmail 的算法排序错误,您可以在它们之间拖动电子邮件。只需点击一封电子邮件,然后将其拖到标签标题即可将其移动到该标签 - Gmail 还会询问您是否希望将来将此发件人的所有电子邮件归类为此类,并为其设置过滤器。

4. 滑动排序

您可以在桌面网络界面上将电子邮件拖放到标签之间,但 Android 和 iOS 移动应用程序也有一些巧妙的技巧可以利用。例如,您是否知道,当您查看 Gmail 收件箱(或应用程序中的任何文件夹)时,您可以在电子邮件上滑动以进行整理,而无需打开它们?

点击菜单按钮(左上角),然后点击“设置” :然后,您需要进入“常规设置”“滑动操作” (Android)或“收件箱自定义”“电子邮件滑动操作” (iOS),以选择滑动操作。左右滑动可以单独配置,您可以从存档、垃圾箱、标记为已读或未读、暂停、移动和静音选项中进行选择。

使用滑动来整理收件箱。图片来源: David Nield

5. 学习键盘快捷键

掌握键盘快捷键后,它们可以加快您在 Gmail 中执行的所有操作:您无需使用鼠标(或触控板)或深入菜单即可完成电子邮件工作。您可以通过齿轮图标(右上角)在网络上启用键盘快捷键,然后查看所有设置常规键盘快捷键

我们经常使用的一些比较有用的键是E来存档您正在阅读的电子邮件, R来回复电子邮件, A来回复所有人。您可以使用C来撰写新电子邮件, / (正斜杠)来运行搜索, G后跟I可以从您在网络界面中的任何位置返回收件箱。Google 有一个完整的列表供您参考。

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