充分利用 Google Drive、文档、幻灯片和表格的 20 条技巧

本文已更新。最初发表于 2017 年 5 月 9 日。

十多年前，当 Google Docs 首次出现时，在浏览器中运行软件的想法很奇怪，也很不寻常。从那时起，Google Drive 不断发展壮大，如今数百万人依赖它提供的免费文字处理、电子表格和演示工具。

但仅仅因为你使用了 Google Drive，并不意味着你充分发挥了它的潜力。当你深入了解它时，你会发现该套件提供了意想不到的强大功能。

使用 Google Drive 的 8 个技巧

1. 离线工作

Google Drive 的离线模式可让您在浏览器中创建和编辑文件，而无需网络连接。只要您再次连接到网络，它就会同步您的更改。要进行设置，请点击 Google Drive 中的齿轮图标，选择“设置” ，然后选中“离线”旁边的复选框。

2. 复制格式

文档、表格和幻灯片中最有用的工具之一是工具栏上一个看起来像油漆滚筒的小按钮，称为“油漆格式”。这将允许您粘贴文本格式（而不是文本本身）。要使用它，请选择一些文本，点击油漆滚筒图标，然后选择要重新格式化的文本。Google 会自动更改格式以匹配。

3. 在图片和 PDF 中搜索

您可能没有意识到，Google Drive 会扫描您上传的所有图片和 PDF。这样，其中的文本就可以被搜索。尝试搜索您知道在图片或 PDF 中的短语。该功能还不完善 — 例如，不要尝试搜索手写短语 — 但仍然很有用。

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4. 在计算机之间同步文件

您可以下载适用于 Windows 和 macOS 的 Google Drive 客户端，它们将在计算机之间同步您的文件（您在 Google Drive 中创建的文件和本地驱动器上的文件）。桌面客户端将在计算机上创建一个 Google Drive 文件夹。将任何文件放入该文件夹，该文件将被上传到网络并与您其他设备上的 Google Drive 文件夹同步。只是不要尝试上传您拥有的所有内容——Google Drive 有存储限制（请参阅此列表中的第 7 条）。

5. 在评论中标记人物

Google Drive 非常适合与其他人一起处理文档（以及电子表格和演示文稿）。如果您需要引起协作者的注意，您可以在评论中做到这一点：只需输入“@”或“+”符号，然后开始输入联系人的姓名。从弹出的列表中选择正确的条目。

6.恢复到旧版本

如果您需要撤消某些错误或只是想回想过去，您可以访问您正在编辑的文档、表格或幻灯片的旧版本。在任何这些平台上，打开“文件”菜单，单击“版本历史记录”，您就可以预览或回滚到文档的先前版本。您也可以通过单击“辅助功能”选项卡右侧的“上次编辑”链接直接转到文档的历史记录。

7. 检查最大的文件

那些向 Google 支付了额外存储空间费用的人可能想知道哪些文件占用了大部分存储空间。如果空间不足，您可能想知道哪些文件占用了所有空间。要弄清楚，请将光标悬停在 Google Drive 屏幕左侧的存储配额框上，然后单击它以首先查看列出的最大文件。

8. 流媒体视频

如果您以流行格式（如 MP4）将视频片段上传到 Google Drive，则可以直接从云端以 YouTube 风格播放这些视频，无需任何特殊设置或编辑。这是出门在外时随身携带电影收藏的一种方式。

使用 Google Docs 的 4 个技巧

9. 添加专门链接

文档中嵌入的超链接不一定非要指向网站 - 您可以轻松创建跳转到 Google 文档内其他文件的链接。点击工具栏上的链接图标打开链接对话框，然后搜索要链接到的文件的标题。

10.导入新字体

当您想为文档添加一些活力时，可以导入一两种额外的字体。打开工具栏上的下拉字体菜单，选择更多字体，您就可以访问从 Google 字体集合中提取的数千种字体。

11.口述文件

如果您想让过度劳累的打字手指休息一下，请打开 Google Docs 中的听写功能。打开“工具”菜单，点击“语音输入” ，点击麦克风，然后开始说话。如果软件打错了，没关系——您仍然可以在听写工具打开时使用键盘进行编辑。

12. 将单词添加到字典中

默认情况下，拼写错误的单词会在 Google 文档中加下划线，如果您使用大量自定义术语和俚语，这可能会很烦人。要将单词添加到词典，请右键单击该单词并选择将 [单词] 添加到词典。 如果您想查看已添加到 Google Docs 数据库中的单词和术语，您可以在“工具” 、 “拼写和语法”和“个人词典”下找到它。

使用 Google 表格的 4 个技巧

13. 快速填充单元格系列

要用一系列数据（如星期几或数字）填充一长列或一行单元格，请突出显示该系列中的第一个或多个单元格，然后单击右下角的小蓝色方块。将鼠标悬停在此“手柄”上时，光标应该看起来像一个小加号。向下或横向拖动，如果应用程序可以确定系列的工作方式，它会将其扩展到您要突出显示的方块。

14. 立即查看计算结果

当您在 Google 表格中处理电子表格时，请注意选择一组单元格后右下角出现的小摘要框。默认情况下，您会看到内容的总和，但如果您点击它，您还会看到其他有用的统计数据，例如单元格的平均值、最大值和最小值。

15. 从模板开始

模板可在文档和幻灯片中使用，但它们在 Google 表格中特别有用。这些蓝图可以让您在财务、年度报告或您正在构建的任何内容方面领先一步。前往 Google 表格在线首页查看哪些模板可用。

16.添加图像

用一张图片或五张图片让电子表格更加生动。图片可以浮动在文档上方（点击“插入”，然后点击“图片”），也可以锁定在特定单元格内。对于后一种选择，请在单元格中输入=IMAGE(URL) ，将“URL”替换为图片在网络上的链接。

使用 Google 幻灯片的 4 个技巧

17. 批量编辑

想要一次性对多张幻灯片进行相同的更改？演示文稿的主幻灯片就是您的好帮手。打开幻灯片菜单，点击编辑主题，然后您就可以修改幻灯片的模板布局，从标题幻灯片到显示项目符号列表的幻灯片。

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18. 选择正确的图片

如果您要将图片放入演示文稿中，则需要一张与现有配色方案相匹配的图片。Google Slides 可以帮助您。选择“插入” ，然后选择“图片” ，如果您转到菜单上的“搜索网络”选项并输入一些术语，则可以选择一张具有理想主色的照片。

19. 将演示文稿传输到 Chromecast

如果您正在 Google 幻灯片中制作演示文稿，则很有可能计划与观众分享。如果您点击网页版 Google 表格右上角的幻灯片下拉菜单，您将看到在另一个屏幕上演示的选项。使用此选项可以将幻灯片发送到附近的 Chromecast，甚至发送到 Apple 的 AirPlay 接收器之一。

20. 在线嵌入演示文稿

将演示文稿嵌入到网页中，是让全世界知道您的演示文稿的另一种方式。单击文件，然后单击发布到网络，然后您可以使用自己的 URL 公开发布演示文稿，也可以获取嵌入到其他位置所需的 HTML 代码。您还可以调整设置以确定幻灯片的大小，并使演示文稿在播放器加载后立即开始播放，然后在结束后立即重播。