十种工具可帮助您减少在电子邮件上花费的时间

如果你想融入 21 世纪的生活，电子邮件并不是你能轻易摆脱的东西。但你肯定不想花太多时间管理收件箱——有更好、更刺激的方式来消磨时间。

如果您深入研究您的电子邮件应用程序，您会发现很多可简化工作流程的功能，因此您可以花更少的时间发送和接收消息，而花更多的时间享受生活。

其中一些功能可能并非在所有电子邮件应用中都可用，但大多数功能都可用 — 尽管名称和路径不同。我们为每个功能都提供了一个示例，以确保您能找到新的东西。

1. 电子邮件模板

如果您经常发送某封电子邮件（例如“感谢您的求职”或“抱歉我今天早上开会迟到了”），只需为其设置一个模板即可。这样，您就可以加载它并在必要时进行调整（姓名、特定事件等），而不必每次都从头开始。

Gmail 具有此功能，并且易于使用，但您必须先启用它。为此，请点击收件箱右上角的齿轮图标，转到“设置” ，然后转到“高级” 。向下滚动列表以找到“模板” ，默认情况下将禁用该模板。单击“启用” ，向下滚动到菜单底部，然后单击“保存更改” 。Gmail 选项卡将刷新，以便您可以使用该工具。

撰写电子邮件时，您可以通过点击邮件右下角的三个点并选择“模板”来制作模板。如果您正在处理想要再次使用的电子邮件，请选择“将草稿另存为模板”以供日后使用。准备就绪后，从草稿右下角三个点后面的“插入模板”列表中选择一个相关模板，以加载​​您已保存的模板。

2. 自动回复

大多数电子邮件应用都带有某种“外出”自动回复功能，您可以在外出度假时设置此功能。但此功能还有其他一些很酷的用途。也许您要切换到新的电子邮件地址、退休或外出一天，而某个地方的信号不稳定。您可以在需要暂停收件箱或自动向许多人同时发送同一条消息时随时部署此工具。

macOS 上的 Apple Mail 可以很好地处理这个问题：转到Mail 、 Preferences 、 Rules ，然后添加规则即可开始。首先，您必须设置触发自动回复的条件。它可以是任何内容 - 从简单地接收任何消息，到仅接收来自特定收件人的消息或标题中包含某些单词的消息。要完成，请选择回复消息作为结果操作，然后撰写您的文本。

3. 合并收件箱

大多数电子邮件应用程序能够同时管理多个电子邮件地址，这意味着您无需在应用程序（甚至是计算机）之间切换来查看邮件。最好的部分是添加新的电子邮件帐户通常非常简单。

Windows 10 自带的邮件应用程序可以实现这一点 - 只需单击齿轮图标（左下角），转到管理帐户，然后添加帐户即可添加新的电子邮件帐户。

4. 电子邮件别名

现在，许多电子邮件提供商都允许您设置电子邮件别名，即仍通过主帐户管理的备用电子邮件地址。您可以设置一个仅用于电子邮件通讯的别名以保护您的隐私，或者只让您的家人知道。

这非常方便，因为这意味着您可以更有效地过滤消息 - 例如，发送到您的“新闻通讯”地址的电子邮件可以自动移动到专用文件夹，这样它们就不会堵塞您的主收件箱，而发送到您的“家庭”地址的电子邮件可以自动加星标并赋予更高的优先级（或不赋予）。

如果您在网络上使用 iCloud，您可以通过点击齿轮图标（左下角），然后选择“偏好设置和帐户”来管理您的电子邮件别名。Apple 允许您为每个 iCloud 地址最多设置三个别名。

5. 存档电子邮件

过滤收到的邮件是减少查看邮件时间的最有效方法之一。最好的过滤器之一是自动归档不太重要的邮件或将其标记为已读的过滤器——“不太重要”的定义由您决定。

现在有多个电子邮件应用可以做到这一点，因此请查看在您选择的平台中可以找到什么。例如，在 Web 版 Outlook 中，您可以单击齿轮图标（右上角），然后转到查看所有 Outlook 设置、电子邮件和规则。在那里，选择添加新规则，选择要使用的条件，然后选择标记为已读作为操作。

6. 更智能的回复

智能回复使用机器学习根据邮件中的文本建议快速回复，甚至可以进化为更自然地匹配您的写作风格。它们是快速处理收件箱的最快方式之一，但目前您只能在 Gmail 中找到它们。

无论是在网页、Android 还是 iOS 上，您都可以在 Gmail 设置屏幕上启用和禁用智能回复。启用后，Gmail 会识别简短回复是否合适，并在邮件下方为您提供三个快速回复。要使用它们，请点击您最喜欢的回复，它将出现在邮件正文中，您可以在其中对其进行调整或按原样发送。

7. 更智能的电子邮件

如果您想更进一步，可以使用智能撰写功能让 Gmail 帮助您撰写整封电子邮件。与智能回复一样，它使用人工智能，并根据人类语言的训练模型建议您接下来可能想在句子中说些什么。

您可以在 Gmail 设置中找到用于启用或禁用智能撰写的切换开关，无论您是在网页版、Android 版还是 iOS 版。如果已启用，您在输入时会看到灰色的建议。按Tab 键（网页版）或滑动（移动设备版）即可接受建议。

8. 电子邮件预览

您会惊奇地发现，只需调整您最喜欢的电子邮件应用程序的布局，您就可以更快地完成电子邮件处理工作。特别是，选择电子邮件后立即在屏幕上预览，可以为您每天节省多次点击。

大多数桌面和网络客户端都允许您在邮件列表旁边查看电子邮件预览。对于网络版 Yahoo Mail，请点击“设置” 、 “更多设置”和“个性化收件箱” 。在那里，您可以打开“邮件预览”切换开关并选择电子邮件的显示方式。

9.滑动手势

如果您在手机上使用电子邮件应用，请尝试从左侧或右侧滑动查看邮件——大多数应用都允许您这样做，以便快速处理大量邮件。您通常还可以自定义滑动操作，选项通常是存档、删除或标记为已读。

您可以在 Gmail 的移动平台上执行此操作，方法是点击菜单按钮（左上角三行），然后转到“设置”和“常规设置” 。然后，转到“滑动操作”以确定每次滑动时要执行的操作。选项范围从暂停电子邮件到删除电子邮件。

10. 电子邮件签名

无论您是否习惯使用电子邮件签名，它们都可以帮助您减少发送电子邮件的时间。您可以使用它们自动告诉您的联系人您有空的时间，或者提醒他们您正在使用移动设备，无法撰写长消息。

换句话说，签名可以向与你通信的人提供任何有用的信息，而这些信息你每次都必须输入。大多数电子邮件应用程序都支持签名——例如，要在 iOS 上的 Apple Mail 上设置签名，请从 iOS 设置屏幕中选择邮件，然后选择签名。