通过创建自己的快捷方式，可以更快地在 Google 文档和表格中工作

本文已更新。最初于 2018 年 11 月 26 日发布。

除了云存储之外，Google Drive 还为您提供办公套件，其中包括文本编辑器 Docs 和电子表格程序 Sheets。虽然这些网络应用程序强调速度和简单性，但您可以使用两种类型的工具来添加它们的功能：脚本和宏。

脚本是用 JavaScript 编写的，是一种简单的附加组件，可以为应用提供额外的功能。例如，Sheets 中的脚本可能让您自动开具发票，而 Docs 中的脚本可能将您的文件快速转换为 PDF。

宏是一种特定类型的脚本：一组操作，只需按一下键或单击鼠标即可一次性启动。一个宏集合可能允许您将相同的格式应用于一大段文本，而另一个宏集合可以自动复制多个电子表格行，这样您就不必逐行手动复制它们。一旦您了解了脚本和宏的工作原理，您就可以调整它们以提高您的工作效率。

如何向 Google 应用添加脚本

如果您熟悉 JavaScript，则可以编写自己的原创程序。只需打开 Docs 或 Sheets，转到扩展程序，然后点击Apps 脚本。将打开一个带有 Apps 脚本编辑器界面的新选项卡。在那里，您可以创建新脚本或运行现有脚本（使用工具栏上的运行按钮）。如果您没有编码专业知识，请不要担心 - 您仍然可以通过导入其他人创建的脚本来利用脚本。

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开发人员为一系列 Google 应用编写了插件，您可以在互联网上找到这些插件。有些插件包含完整的安装说明，而有些插件则要求您将几行代码复制并粘贴到脚本编辑器中。下面，我们收集了一些可以派上用场的插件。

• 邮件合并功能会将 Google Sheets 电子表格中的信息填充到 Gmail 草稿中。Google 将指导您如何执行此操作，但一旦您熟悉了该过程，您就可以编辑源代码以满足您的需求。例如，如果您想将信息发送给多个人或群组，您可以添加 BCC 或 CC 参数。
• Website Monitor会记录给定 URL 的正常运行时间和停机时间，这样您就可以跟踪网站的加载时间，并立即知道网站是否停机。在这种情况下，脚本已经嵌入 Google Sheet 中，因此您只需调整参数（例如要监控的 URL）并让其运行即可。
• SheetGo 的发票生成器将 Google Sheet 的行转换为发票。您可以在电子表格的单元格中填写公司名称、地址和付款金额等数据。然后，脚本将这些信息放入标准 PDF 模板中。如果您查看代码，您会发现解析并不太难 — 像“client_name”这样的变量很容易理解 — 这意味着您可以开始调整行以更好地满足您的发票需求。

导入一些脚本后，您可以在 Apps Script 网络门户中试用它们。点击任何脚本旁边的信息图标（圆圈中的“i”）可查看您使用它的频率。如果您决定更改它，请点击脚本本身。在修改现有脚本之前，请务必进行备份，方法是转到文件选项（文件名旁边的三个点）并点击制作副本。

如果您编辑了足够多的脚本，您可能会决定尝试从头开始编写一些代码。虽然您很快就会掌握基础知识，但实际上将其转化为有用的脚本可能需要一段时间。我们建议您查阅这篇 Zapier 博客文章，其中介绍了一些概念并指导初学者从头开始创建脚本的过程。

通过录制宏创建自己的快捷方式

您可以将宏视为脚本的扩展：当您录制操作以创建宏时，Google 表格实际上会生成一个脚本来执行所演示的任务。此脚本会生成一个迷你应用程序，为您执行重复且耗时的操作。

宏于 2018 年出现在 Sheets 中，但该功能尚未出现在 Docs 和 Slides 中。然而，宏早已成为 Microsoft Office 套件的一部分，包括文本编辑器 Word 和电子表格程序 Excel。在这些应用中，宏可帮助您更改格式、输入数据以及执行您发现自己不断重复的任何一系列操作。

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要开始在 Google 表格中使用宏，请在浏览器中打开电子表格，然后单击扩展，然后单击宏，最后单击录制宏。将出现一个新的宏弹出窗口并立即开始录制。现在，按照任务的步骤进行操作，就像您正常执行操作时一样。最后，单击保存以存储它或单击取消以放弃它。

当宏记录时，您会注意到屏幕上有两个选项：使用绝对引用和使用相对引用（弹出窗口右侧的向下箭头可以显示或隐藏这些选项）。

如果选择前者，宏每次都会从电子表格中的同一位置运行，但如果您选择后者，宏将从当前突出显示的任何单元格运行。例如，假设您想在每次运行宏时将电子表格的顶行变为粉红色。在这种情况下，您将使用绝对引用，因为您总是希望顶行是改变颜色的那一行。但是，如果您想将当前选定单元格左侧的单元格变为粉红色，则需要相对引用。

保存宏后，您需要为其命名。您还可以选择为其分配键盘快捷键。除此之外，您可以从扩展>宏下的子菜单中运行任何宏。从那里，您还可以点击管理宏来更改已保存脚本的名称或键盘快捷键。点击管理宏后，您还可以点击宏右侧的三个点来删除它或在 Apps 脚本编辑器中查看它。如果您正在学习一些编码基础知识，查看宏的代码将帮助您弄清楚哪些命令执行哪些操作。

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首次尝试在表格中运行宏时，Google 会要求您授予权限。这是因为这些代码片段可用于恶意目的，例如删除整个电子表格的数据。在允许宏运行之前，请仔细检查它是否是您自己创建的。